Электронный документооборот
Электронный документооборот (ЭДО) – способ организации работы с документами, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется и хранится в электронном виде.
Система электронного документооборота (СЭД) – компьютерная программа (программное обеспечение, система и т.п.), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.).
- Использование системы сокращает временные затраты практически на все
рутинные операции с документами. Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.
- Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, СЭД обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом протоколируются.
- Благодаря системе оповещения, построенной на базе системы СЭД, можно быстро довести новые правила работы до всех клиентов.
Рост конкурентных преимуществ
Внедрение СЭД напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных «незаменимых» сотрудников.
Определение достоверности и законности бумажного документа всем понятная процедура: документ должен иметь необходимые подписи и печати. А как определить достоверность электронного документа?
Для этого придумана электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки. ЭЦП позволяет идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменения информации в электронном документе после подписания.
В самом простом представлении механизм ЭЦП работает следующим образом. Выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые «сертификаты ключей» для каждого пользователя. Ключ ЭЦП – это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа, который доступен только владельцу ключа, и с помощью которого владелец может подписать документ ЭЦП, и открытого ключа, доступного всем, с помощью которого можно определить, кто и когда подписал электронный документ.
Все кажущиеся сложности для пользователя при использовании СЭД скрываются. Клиент, как правило, должен просто выбрать нужную функцию «Подписать документ» (подписанный ЭЦП документ будет одновременно запрещен к изменению) или «Получить информацию о подписях».
Федеральный закон N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» регламентирует работу с ЭЦП, однако многие аспекты этой технологии еще не проработаны. Поэтому в большинстве случаев юридическую силу (например, в суде) имеет только подписанный бумажный документ.
Также в этом разделе
